von Michael Zelkin
Die IT ist längst kein Nebenschauplatz mehr, sondern das Fundament jedes Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass Mitarbeitende reibungslos arbeiten können, Daten sicher gespeichert sind und Geschäftsprozesse zuverlässig laufen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen: Cyberangriffe nehmen zu, Datenschutzgesetze wie die DSGVO müssen eingehalten werden, und Mitarbeitende erwarten flexible, digitale Arbeitsplätze.
Für Entscheider stellt sich daher eine zentrale Frage: Soll die IT in Eigenregie betreut werden oder ist es besser, die Verantwortung an ein Systemhaus zu übergeben? Beide Wege haben Vor- und Nachteile – und die richtige Entscheidung hängt stark von der Unternehmensgröße und den konkreten Anforderungen ab.
Inhaltsverzeichnis
IT in Eigenregie – Kontrolle mit Grenzen
Zusammenarbeit mit einem Systemhaus – Expertise auf Abruf
Ab wann lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Systemhaus?
DSGVO und Compliance – ein oft unterschätzter Faktor
Entscheidungskriterien für Unternehmen
Leitfaden für Entscheider – so treffen Sie die richtige Wahl
IT in Eigenregie – Kontrolle mit Grenzen
Viele kleine Unternehmen entscheiden sich zunächst dafür, ihre IT-Betreuung intern zu übernehmen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Volle Kontrolle über Systeme, individuelle Anpassungen und direkte Ansprechpartner im Haus. Oft übernimmt ein technikaffiner Mitarbeiter oder ein einzelner Administrator diese Aufgaben.
Doch IT ist kein „Nebenjob“. Sicherheit, Backups, Updates, Cloud-Dienste und Support sind komplex und erfordern tiefes Fachwissen. Schon ein krankheitsbedingter Ausfall kann für Ausfälle sorgen. Zudem sind qualifizierte IT-Fachkräfte schwer zu finden und teuer zu binden.
Zusammenarbeit mit einem Systemhaus – Expertise auf Abruf
Ein Systemhaus übernimmt die IT-Betreuung – entweder komplett oder in klar definierten Bereichen. Unternehmen profitieren dadurch von einem Team aus Spezialisten für Netzwerke, IT-Sicherheit, Cloud und IT-Support.
Die Vorteile:
- Skalierbarkeit – Leistungen wachsen flexibel mit dem Unternehmen.
- Sicherheit – aktuelle Standards und geprüfte Prozesse schützen vor Ausfällen.
- Entlastung – interne Mitarbeitende können sich auf strategische Themen konzentrieren.
- Planbare Kosten – transparente Service-Modelle statt unvorhersehbarer Ausgaben.
Ab wann lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Systemhaus?
Die Größe und Struktur eines Unternehmens sind entscheidend. Besonders im Mittelstand gibt es klare Schwellenwerte:
- Bis 10 Arbeitsplätze
Oft reicht ein interner „IT-Verantwortlicher“ oder externer Dienstleister auf Abruf. Die Systeme sind überschaubar, die Risiken gering. - 10 bis 30 Arbeitsplätze
Hier steigen die Anforderungen deutlich. Datensicherung, Cloud-Lösungen, mobiles Arbeiten und E-Mail-Sicherheit benötigen Fachwissen. Spätestens jetzt lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Systemhaus für KMU. - 30 bis 50 Arbeitsplätze
Ein einzelner Administrator stößt an seine Grenzen. Täglicher Helpdesk-Support, Sicherheitsupdates und Projekte können kaum noch alleine gestemmt werden. Ein Systemhaus sorgt für Stabilität, Effizienz und Sicherheit. - Ab 50 Arbeitsplätzen
Die IT wird zum kritischen Erfolgsfaktor. Compliance, Cyber-Security und Standortvernetzung erfordern professionelles Management. In dieser Größenordnung ist die Partnerschaft mit einem Systemhaus für IT-Outsourcing fast unverzichtbar.
Natürlich hängt die Entscheidung nicht nur von der Zahl der Arbeitsplätze ab. Auch die Branche spielt eine Rolle: Ein Architekturbüro mit 15 CAD-Arbeitsplätzen benötigt mehr Betreuung als ein Handwerksbetrieb mit derselben Mitarbeiterzahl.
DSGVO und Compliance – ein oft unterschätzter Faktor
Neben Stabilität und Kosten ist auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ein entscheidender Punkt. Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten strenge Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, wie Daten gespeichert, verarbeitet und geschützt werden. Verstöße können hohe Bußgelder und Imageschäden nach sich ziehen.
Gerade kleinere Unternehmen, die ihre IT selbst betreuen, haben hier Schwierigkeiten: fehlende Dokumentation, unsichere Backup-Strategien, unklare Zuständigkeiten bei Datenschutzverletzungen oder verzögerte Sicherheitsupdates.
Ein Systemhaus bringt hier klare Vorteile. Es sorgt für regelmäßige Prüfungen, zeitnahe Sicherheitsupdates und eine saubere Dokumentation. Zudem kennen spezialisierte IT-Dienstleister die branchenspezifischen Anforderungen, die über die DSGVO hinausgehen können – etwa im Gesundheitswesen oder bei Finanzdienstleistern.
Für Entscheider bedeutet das: Die Zusammenarbeit mit einem Systemhaus reduziert nicht nur technische, sondern auch rechtliche Risiken.
Entscheidungskriterien für Unternehmen
Neben der Größe gibt es weitere Faktoren:
- Fachkräfteverfügbarkeit: IT-Spezialisten sind rar. Ein Systemhaus bringt Know-how mit, das intern schwer aufzubauen ist
- Kosten: Eigenbetrieb = hohe Fixkosten. Systemhaus = flexible Service-Modelle, die sich am Bedarf orientieren
- Sicherheit & Compliance: Gesetze und Cyberangriffe erfordern geprüfte Prozesse, die externe Partner oft besser abdecken
- Strategische Ziele: soll die IT nur laufen – oder aktiv zur Digitalisierung beitragen?
Viele Unternehmen setzen auf hybride Modelle: Die interne IT kennt die Prozesse und betreut strategische Themen. Das Systemhaus übernimmt Monitoring, IT-Security, Cloud-Integration oder Backups.
So profitieren Unternehmen von Flexibilität und Sicherheit, ohne internes Wissen aufzugeben.
Leitfaden für Entscheider – so treffen Sie die richtige Wahl
- Schritt 1: Ist-Analyse der aktuellen IT-Situation
Prüfen Sie, wie Ihre IT heute organisiert ist. Gibt es interne Verantwortliche? Wie hoch ist der Aufwand für Wartung, Updates und Support? Werden Sicherheitslücken regelmäßig geschlossen? - Schritt 2: Unternehmensgröße und Wachstum berücksichtigen
Stimmen Sie Ihre IT-Betreuung auf die Unternehmensgröße ab. Bis 10 Arbeitsplätze können viele Aufgaben intern gelöst werden. Ab 10 bis 30 Arbeitsplätzen lohnt sich professionelle Unterstützung. Ab 50 Arbeitsplätzen ist eine externe Partnerschaft meist unverzichtbar. Planen Sie dabei auch zukünftiges Wachstum mit ein. - Schritt 3: Risiken bewerten
Welche Folgen hätte ein IT-Ausfall für Ihr Unternehmen? Je digitalisierter Sie arbeiten, desto größer sind die Risiken. Auch rechtliche Anforderungen wie die DSGVO müssen in die Bewertung einfließen. - Schritt 4: Kosten vergleichen
Stellen Sie die Fixkosten einer internen IT den variablen Kosten eines Systemhauses gegenüber. Bedenken Sie dabei nicht nur Gehälter, sondern auch Weiterbildung, Urlaubsvertretung und Investitionen in Hardware und Software. - Schritt 5: Mischformen prüfen
Oft ist ein hybrides Modell die beste Lösung: Die interne IT bleibt strategischer Partner, während ein Systemhaus den operativen Betrieb absichert. - Schritt 6: Entscheidung treffen und langfristig planen
Treffen Sie Ihre Wahl nicht nur anhand der aktuellen Lage, sondern auch mit Blick auf die nächsten drei bis fünf Jahre. Ein IT-Partner sollte mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.
Fazit
Die Frage, ob IT intern oder extern betreut werden sollte, hängt von Größe, Branche und Zielen ab. Kleine Unternehmen mit bis zu 10 Arbeitsplätzen können vieles selbst stemmen. Ab 10 bis 30 Arbeitsplätzen wird externe Unterstützung zunehmend sinnvoll. Ab 50 Arbeitsplätzen ist ein Systemhaus-Partner fast unverzichtbar.
Die beste Lösung ist oft eine Kombination aus beidem: Interne IT für die Strategie, Systemhaus für Sicherheit und Stabilität.
Die alpha IT Solutions hat Ihre Antworten!
Wir beraten Sie gern zu allen Fragen rund um die Entscheidung zur internen Lösung oder Systemhausvariante.
FAQs
Spätestens ab 10 bis 30 Arbeitsplätzen ist eine professionelle IT-Betreuung sinnvoll, da die Anforderungen an Sicherheit, Cloud-Lösungen und Support steigen. Ab 50 Arbeitsplätzen ist ein Systemhaus in den meisten Fällen unverzichtbar.
Nein. Viele Unternehmen setzen auf hybride Modelle: Die interne IT bleibt für Strategie und interne Abläufe zuständig, während das Systemhaus sich um Monitoring, Sicherheit und Support kümmert.
Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Ein Systemhaus kann helfen, Prozesse zu dokumentieren, Sicherheitsupdates einzuhalten und rechtliche Risiken zu minimieren.
Nicht unbedingt. Während interne IT-Teams hohe Fixkosten verursachen, bieten Systemhäuser flexible Service-Modelle. Dadurch entstehen planbare, oft sogar geringere Kosten – bei gleichzeitig höherer Sicherheit und Verfügbarkeit.
Michael Zelkin
Michael Zelkin ist seit 5 Jahren Teil des Teams von alpha IT Solutions und verantwortet den Vertriebsinnendienst. Als Quereinsteiger aus dem E-Commerce bringt er IT-Affinität und wertvolle digitale Erfahrung mit. Auch abseits der Arbeit bleibt er neugierig und beschäftigt sich mit den neuesten Entwicklungen in der
IT-Welt.
